DIGITALE INFORMATIONSPROZESSE RICHTIG AUFSETZEN

Fünf Empfehlungen, worauf Sie achten müssen

15. März 2017

Laut einer amerikanischen Studie werden weltweit rund 150 Millionen E-Mails und 20,8 Millionen Whats-App-Nachrichten pro Minute verschickt. Es besteht wohl kein Zweifel mehr: die Menge an Information, die wir festhalten, weitergeben und archivieren explodiert geradezu und wir sind tatsächlich im Zeitalter der digitalen Information angekommen. Informationen sind wichtige Ressourcen geworden – besonders für Unternehmen.

Im Grunde genommen geht es bei sämtlichen Geschäftsprozessen immer darum, Informationen zu bearbeiten, auszutauschen oder abzulegen. Entscheidend ist die Geschwindigkeit, mit der dies geschieht. Wichtige Informationen müssen den richtigen Personen immer griffbereit verfügbar gemacht werden, denn Wissen ist Zeit und Zeit ist Geld.

Reibungsloser Informationsfluss ist sowohl nach außen hin zu externen Stakeholdern, wie Kunden oder Lieferanten wichtig, aber natürlich auch intern zwischen Abteilungen. Viele Projekte müssen parallel im Blick gehalten werden und dies ist nur mit einem durchdachten Informationsmanagementsystem möglich.

Empfehlung 1: Teilschritte gehen

Es wäre unmöglich, ein gesamtes Unternehmen von heute auf morgen auf digitale Informationsprozesse umzustellen. Sinnvoller ist es, in einer Abteilung zu beginnen und sich dann nach einem durchdachten Plan weiter vorzuarbeiten. Es reicht auch nicht, einfach nur analoge Prozesse 1:1 in einen digitalen Workflow zu übertragen. Oft ist das auch so nicht möglich. Es ist also auch die perfekte Chance, festgefahrene Abläufe neu zu überdenken und sinnvoll umzukonzipieren.

Empfehlung 2: Vorausschauend planen

Zuallererst muss eine Momentaufnahme gemacht werden: wo stehen wir jetzt. Alle gängigen Abläufe sollen betrachtet werden. Das Hauptaugenmerk liegt auf jenen Prozessen, bei denen es zu Medienbrüchen kommt, da hier das größte Potential liegt. Hier wird es hilfreich sein, Experten zu Rate zu ziehen, die dabei helfen, bestehende Prozesse zu analysieren und dies aus einer Helikopterperspektive tun können.

Empfehlung 3: Auf Sicherheit achten

Die entscheidende Frage lautet: wer darf welches Dokument einsehen bzw. bearbeiten? Hier gilt es natürlich bestehende interne sowie gesetzliche Datenschutzvorschriften zu beachten, denn der Umgang mit Daten ist ein sehr sensibles Thema. Zusätzlich unterliegt man beispielsweise gesetzlichen Vorschriften hinsichtlich der Archivierung – Stichwort: gesetzliche Aufbewahrungspflicht von bestimmten Unterlagen.

Empfehlung 4: Informationsinflation verhindern

Der Wert von Informationen verändert sich während ihrer Lebensdauer: ein E-Mail, in dem ein Kunde beispielsweise eine Beschwere formuliert, ist zum Zeitpunkt des Erhalts sehr wichtig. Mit der Zeit verliert diese Information aber rapide an Wert. Dessen muss man sich bewusst sein und das Informationsmanagementsystem entsprechend planen. Je aktueller eine Information ist, desto häufiger wird auf sie zugegriffen.

Empfehlung 5: Mitarbeiter in den Fokus nehmen

Meist sind für die Verbesserung des Informationsflusses nicht nur technische Veränderungen notwendig. Die Technik ist nur ein Werkzeug für die Mitarbeiter und diese müssen von Anfang an in diese Veränderungen miteinbezogen werden. Die Abläufe müssen so gestaltet werden, dass die täglich damit betrauten Mitarbeiter sie auch wirklich als Verbesserung erkennen und somit umsetzen. Wichtig sind hier klare Zuständigkeiten aber auch die Bereitschaft der Mitarbeiter, sich auf etwas Neues einzulassen.

Wer sich nicht verändert, wird verändert oder er verschwindet

KYOCERA unterstützt seine Kunden von Beginn an: Gemeinsam erarbeiten wir einen Plan, machen mittels der KYOCERA Workflowanalyse eine exakte Bestandsaufnahme und erarbeiten mit den betroffenen Abteilungen und Mitarbeitern einen Plan, wie die Digitalisierung reibungslos umgesetzt werden kann. Die digitale Transformation erfordert Mut: Mut zur Veränderung, denn bewährte Prozesse müssen völlig überdacht und vielleicht vollkommen ersetzt werden. Mut, weil es notwendig werden kann, ein vollkommen neues Regelwerk zu erschaffen und die ausgetretenen Pfade verlassen werden müssen. Dieser Mut wird aber belohnt, denn das Ergebnis für unsere Kunden sind schlanke Abläufe, erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und ein modernes Set-Up, das auch hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz am neuesten Stand der Technik ist.

Weitere Informationen finden Sie auch im detaillierten gleichnamigen E-Book.

Redaktionsmaterial

Pressekontakt

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KYOCERA Document Solutions Austria GmbH

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Über KYOCERA Document Solutions Austria GmbH

KYOCERA Document Solutions ist einer der weltweit führenden Anbieter von Lösungen und Dienstleistungen im Bereich Dokumentenmanagement. Die Produktpalette umfasst neben netzwerkfähigen ECOSYS-Druckern und Multifunktionssystemen auch Verbrauchsmaterialien sowie umfassende Software-Lösungen und Managed Document Services (MDS). Mit MDS bietet KYOCERA seinen Kunden ein ganzheitliches Angebot an professionellen Services für ein effizientes Dokumentenmanagement, mit denen Unternehmen eine Kostensenkung von bis zu 30 Prozent erzielen können.

Mit Sitz in Wien steuert die KYOCERA Document Solutions Austria GmbH die österreichischen Vertriebs-, Marketing- und Service-Aktivitäten. Geschäftsführer ist Michael Mark.

 

KYOCERA Document Solutions ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der 1959 gegründeten japanischen KYOCERA Corporation. Der Konzern ist ein führender Hersteller von nachhaltigen Produkten und High-Tech-Keramik, Solarmodulen sowie elektronischer Büroausstattung. Im abgelaufenen Geschäftsjahr (1. April 2015 – 31. März 2016) beschäftigte die aus 235 Tochtergesellschaften bestehende KYOCERA-Gruppe weltweit mehr als 69.000 Mitarbeiter und erzielte einen Nettoumsatz von rund 11,58 Mrd. €.



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